CARA MENGELOLA MINI MARKET

Cara Mengelola Toko, Minimarket dan Supermarket

Cara Mengelola Toko, Minimarket dan Supermarket salah satu yang merupakan bagian sangat penting adalah dalam penerapan dan pembagian job deskription pada setiap level jabatan hal ini biasa disebut juga standar operating procedure manajemen minimarket atau manajemen supermarket, dalam hal ini ATA RIETL sebagai konsultan minimarket yang telah berpengalaman dalam pengelolaan ritel modern seperti minimarket dan supermarket siap membantu anda dalam pengelolaan minimarket yang anda miliki dari mulai pendirian sampai pengembangannya, selain itu kami juga siap membantu merecovery toko, minimarket, atau supermarket yang anda miliki. untuk konsultasi langsung atau membutuhkan informasi lebih lengkap silahkan langsung hubungi : 081227399920 (wa), 0274-4351888 (office Jogja).

Dalam hal ini kami akan menyampaikan tentang salah satu manajemen pengelolaan minimarket yang berkaitan dengan pembagian job diskription sebagai berikut :

A. Kepala toko/ admin

1. Tugas Pokok :

Melakukan supervisi dan tanggung jawab terhadap operasional toko, mensupervisi SDM toko dan membuat program-program yang menunjang lancarnya operasional di toko. Dalam menjalankan tugasnya, kepala toko bertanggung jawab kepada pemilik toko.

2. Tanggung Jawab :

• Kontrol team (SDM)
• Kontrol stock dan reordering
• Kontrol inventaris toko
• Kontrol kebersihan toko (Barang, Lampu, rak, lantai, langit2, dll)
• Kontrol display dan aplikasi planogram
• Kontrol kasir dan POS (point of sales)
• Kontrol pengembalian barang (returning)
• Kontrol harga dan re-pricing
• Kontrol realisasi target penjualan
• Kontrol barang discount (discounting)
• Penanggungjawab kualitas dan kuantitas barang
• Melakukan koordinasi dengan team kerja
• Membina hubungan baik dengan konsumen dan rekan
• Melakukan pengawasan secara rutin terhadap produk fast dan slow moving
• Membuat program-program customer servise
• Bertangungjawab atas terciptanya suasana toko yang nyaman
• Bertanggungjawab dan melakukan stock opname, biasanya stock opname dilakukan setiap akhir tahun
• Bertanggungjawab atas complain pelanggan
• Membuat usulan program promosi dan mengajukannya ke pemilik toko
• Membuat tema bulanan / hari besar untuk mempercantik toko
• Menjalin kerjasama dengan pihak ketiga dalam program pengembangan pasar toko
• Bertanggung jawab terhadap pengendalian cost (listrik, telp, PDAM, dan kas kecil) dengan memastikan kegiatan operasional efisien
• Memastikan barang yang dipajang ditoko sudah di input master barang dan sudah di input pembelian barang, serta data sudah sesuai dengan nota pembelian
• Membuat laporan mingguan dan bulanan secara konsisten dan mengajukannya kepada pemilik
• Evaluasi pemasok (supplier performance)
• Evaluasi periode pembayaran (trading term)

 

3. Indicator keberhasilan :

• Barang selalu terlihat penuh
• Pelayanan team toko yang baik
• Barang-barang toko dan inventaris terjaga dengan baik
• Mempunyai banyak pelanggan yang loyal
• Display sesuai dengan ketentuan standar
• Tidak ada selisih kasir yang signifikan dan POS lancar
• Proses penerimaan barang dan pengarsipan BSTB (Bukti Serah Terima Barang) sudah dilakukan secara konsisten
• Mengetahui trend omzet dan pencapaiannya
• Barang selalu tersedia dan kualitas barang selalu terjamin
• Briefing dilakukan secara konsisten agar tim kerja semakin solid
• Kedekatan emosioanal team dengan pelanggan terjalin dengan baik
• Paham jenis barang fast dan slow moving
• Pengadaan Barang fast moving harus diperbanyak daripada barang slow moving
• Tidak ada pelanggan yang complain terkait barang, kenyamanan toko, keramahan team, keamanan toko, kinerja team
• Laporan yang konsisten kepada owner dan ada arsipnya di toko

 

B. KASIR

1. Tugas pokok :

Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan, menjaga kerapihan, kebersihan dan keamanan barang dagangan, memajang barang dagangan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.

 

2. Tanggungjawab utama :

• Memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen
• Memberikan pelayanan sesuai dengan SOP pelayanan toko (contoh : menawarkan menjadi member Toko, dan menawarkan barang promosi)
• Memeriksa setiap barang yang keluar telah sesuai dengan data POS
• Mempelajari dan mengenali barang
• Menjaga keamanan barang dagangan dan inventaris toko
• Bertanggungjawab untuk menindaklanjuti complain dari pelanggan
• Bertangggungjawab atas kenyamanan konsumen
• Mencatat barang yang kosong data stock minimum setiap hari dan menyerahkan daftar tsb kepada kepala Toko/admin
• Melakukan koordinasi harian dengan admin
• Bertanggungjawab atas keakuratan hasil omzet
• Melakukan serah terima kasir dan modal dengan admin

 

3. Tanggungjawab tambahan

• Mempelajari dan mengenali jenis barang
• Memajang barang sesuai dengan FIFO (First In First Out)
• Membersihkan dan merapikan barang & rak
• Bertanggungjawab atas kebersihan toko (meja kasir , lantai , plafon, halaman, kaca, dan seluruh fasilitas toko)
• Menawarkan keanggotaan / menjadi member, dan menawarkan barang/program promosi

 

4. Indikator keberhasilan :

• Inventori akurat
• Jumlah shringkage (kehilangan) barang menurun
• Tidak ada complain terhadap pelayanan konsumen
• Konsumen puas
• Jumlah konsumen terus meningkat
• Kasir mampu menjelaskan spesifikasi masing-masing barang yang dijual
• Toko serta barang dagangan bersih dan rapi
• Adanya laporan dan evaluasi dari kasir terhadap “perilaku konsumen”
• Adanya bukti serah terima kasir dan modal di lakukan secara konsisten
• Complain pelanggan turun jumlahnya dan pelanggan yang datang semakin meningkat
• Tidak ada minus kasir

 

Prosedur Pembukaan Shift

Kasir dari setiap shift harus melakukan prosedur pembukaan, pelaksanaan, dan penutupan shift yang sama.

• Kasir harus sudah datang 15 menit sebelum pergantian shift dilakukan.
• Kasir harus menggunakan seragam dan berpenampilan sesuai standar
• Sebelum toko dibuka, membersihkan meja kasir, pengecekan terhadap fungsi scanner, cashdrawer dan printer
• Menunggu proses ambil alih shift bila shift sebelumnya belum selesai melakukan prosedur penutupan shift.
• Memasukkan data kehadiran

 

Mengambil alih shift :

• Mengambil alih proses transaksi dibelakang konter kasir tepat pada saat pergantian shift dengan baik.
• Hitung dan ambil alih uang modal awal toko dan memastikannya sesuai dengan uang modal awal yang telah ditentukan kecuali bila ada pemotongan tagihan pengeluaran
• Memeriksa uang kecil, bila persediaan uang kecil mulai menipis segera beritahukan ke Supervisor.
• Ambil alih tanggung jawab seluruh kelengkapan toko seperti buku Hasil Penjualan dan kunci-kunci.

 

Prosedur Penutupan Shift:

1. 30 menit sebelum shift berakhir Kasir harus sudah mempersiapkan proses penutupan shift
2. Sisihkan uang di cash drawer sejumlah uang modal dalam pecahan kecil untuk diserahkan kepada shift berikutnya
3. Mengisi buku stok barang.
4. Menghitung uang hasil penjualan
5. Clossing dari mesin Kasir .
6. serahkan tanggung jawab mesin POS ke shift selanjutnya
7. Masukkan uang hasil penjualan ke safe deposit box/di serah terimakan kepada admin.
8. Membuat laporan cash deposit.
9. Serahkan tanggung jawab dokumen-dokumen, kunci-kunci dan perlengkapan toko lainnya ke shift berikutnya
10. Memasukkan data absensi sebelum meninggalkan toko .
11. Tinggalkan toko bila semua prosedur telah lengkap dijalani

 

Pelayanan

• Mengucapkan salam selamat datang

Contoh : selamat datang di Toko ………………., selamat berbelanja

• Menawarkan produk-produk promo

Contoh : Ibu/Bapak kami ada program promo………..silahkan dilihat-lihat.

• Menawarkan bantuan kepada konsumen mengangkat barang-barang berat. Missal : aqua dus, gallon, gas, dll
• Menawarkan bantuan kepada konsumen apabila kelihatan kebingungan, missal : ada yang bisa kami bantu Bu/pak..?
• Menawarkan produk tambahan kepada konsumen sebelum transaksi selesai
• Konfirmasi uang kecil kepada konsumen
• Tidak menerima uang dollar atau uang asing.

 

Apabila customer menyerahkan uang, anda harus melakukan hal-hal berikut ini:

• Menyebutkan jumlah penjualan yang tertera pada mesin kasir.
• Menyebutkan jumlah uang yang diterima dari pelanggan
• Mengecek keaslian uang, bila perlu cek uang tersebut menggunakan money detector
• Membuka cash drawer
• Meletakkan uang tersebut ditempat yang mudah terlihat sampai anda berhasil melakukan pengembalian yang benar.
• Menghitung uang kembalian kepada pelanggan dengan suara yang cukup keras
• Menyerahkan Struck pembelian beserta uang kembalian kepada costomer.
• Mengucapkan “Terimakasih, selamat berbelanja kembali”

 

Menerima Pembayaran Dengan Kupon/Voucher

Apabila transaksi telah selesai diinput dan kemudian pembeli menyerahkan kupon atau voucher, lakukanlah langkah-langkah berikut ini:

1. memastikan pembeli membeli barang-barang yang disebutkan di dalam kupon atau voucher belanja tersebut
2. memeriksa tanggal berlakunya kupon / voucher
3. memeriksa tanda tangan atau validasi kupon / voucher
4. memeriksa nomor kupon
5. Memasukkan pembayaran kupon / voucher
6. tidak diperbolehkan memberikan pengembalian berupa uang cash. Total pembelian harus sama dari nilai yang tercantum dan kupon / voucher)
7. Cap bagian belakang kupon / voucher dengan stempel toko dan berikan tanda tangan dan nama terang penerima
8. Simpan kupon
9. Petunjuk mengenai cara menukarkan kupon/voucher biasanya tertulis pada lembaran kupon/voucher tersebut.

 

 

C. PRAMUNIAGA

1. Tugas pokok :

1. Menjaga kualitas dan kuantitas barang
2. Memajang barang
3. Membersihkan barang
4. Membantu pelanggan yang membutuhkan bantuan
5. Menerima barang dari supplier

 

2. Tanggungjawab :

1. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen saat berbelanja
2. Memeriksa stock fisik barang setiap hari
3. Menjaga keamanan barang
4. Memeriksa dan mengontrol barang yang masuk
5. Mempelajari dan mengenali barang
6. Memastikan kepada bagian administrasi bahwa barang yang akan dipajang sudah di input master barang dan input pembelian.
7. Memajang barang sesuai FIFO (First In First Out)
8. Memeriksa dan mencatat barang yang kosong serta stock minimum setiap hari kemudian menyerahkan daftar tersebut kepada admin toko.
9. Membersihkan dan merapikan barang dagangan & rak
10. Bertanggungjawab atas kebersihan toko
11. Bertanggungjawab atas kenyamanan konsumen
12. Bertanggungjawab untuk menindaklanjuti complain dari pelanggan

 

3. Indicator keberhasilan :

1. Tidak ada complain terhadap pelayanan konsumen, konsumen puas dan jumlah konsumen yang berbelanja terus meningkat
2. Barang yang di pajang selalu tampak penuh
3. Barang terlihat rapi
4. Estimasi order dari toko yang akurat
5. Jumlah shringkage (kehilangan) barang menurun
6. Pengecekan barang-barang yang diterima akurat
7. Tidak ada barang yang rusak karena lama tidak terpajang
8. mampu menjelaskan spesifikasi masing-masing barang yang dijual
9. Adanya laporan dan evaluasi dari Pramuniaga terhadap “perilaku konsumen”
10. Adanya bukti catatan stock yang harus segera diisi/dipenuhi dan di lakukan secara konsisten
11. Tidak ada barang yang kadaluarsa

 

ATA RITEL Sebagai Konsultan Manajemen Minimarket, Konsultan Manajemen Supermarket, Konsultan Manajemen Ritel Modern siap melayani pendampingan pendirian minimarket, pendampingan pendirian supermarket, recovery manajemen minimarket, recovery manajemen supermarket, recovery toko tradisional menjadi toko modern, pendampingan manajemen minimarket, pendampingan manajemen supermarket, perbaikan manajemen minimarket, perbaikan manajemen supermarket, selain itu kami juga melayani penjualan perlengkapan minimarket dan supermarket seperti rak gondola, rak minimarket, rak supermarket, rak toko, rak swalayan, rak gudang, meja kasir, back wall, rak rokok, rak buku, rak baju, troli belanja minimarket, troli belanja supermarket, keranjang belanja plastik, alat kasir, scanner kasir, printer kasir, printer barcode, kertas printer kasir, kertas thermal, kertas printer barcode, serta perlengkapan minimarket dan supermarket yang lainnya. untuk informasi lebih lengkap dan konsultasi silahkan langsung hubungi : 081227399920 (bisa whatsapp).